Arbetsordning

Arbetsordning för Humanistiska Föreningen vid Åbo Akademi r.f.

Kapitel 1: Allmänna bestämmelser
1 §
Humanistiska Föreningens vid Åbo Akademi rf (härefter föreningen) verksamhet regleras av föreningslagen, föreningens stadgar samt denna arbetsordning och ett ekonomireglemente. Därtill regleras föreningens utskotts och kommittéers verksamhet vid behov av speci ka reglementen.

2 §
Arbetsordningen innehåller mer detaljerade bestämmelser om stadgarnas tillämpning och föreningens verksamhet. I arbetsordningen får inte ingå stadganden som strider mot föreningens stadgar eller föreningslagen.

Kapitel 2: Medlemskap
3 § Medlemsregister
Föreningen upprätthåller medlemsregister över föreningens ordinarie medlemmar. Ett skilt register förs över alumnimedlemmar. Därtill bör medlemsregistret minst en gång per år kontrolleras för utexaminerade ordinarie medlemmar.

Kapitel 3: Styrelse
4 §
Styrelsen väljs på det sätt som föreskrivs i stadgarna. Styrelsen håller ett konstituerande möte i januari då styrelsen inom sig utser en vice ordförande.

5 §
Styrelsen åligger att:

Leda och organisera föreningens verksamhet
Representera föreningen utåt
Förbereda ärenden som ska behandlas av föreningsmötet
Verkställa samtliga av föreningsmötet fattade beslut
Besluta om utbetalningar och inköp inom ramen av föreningens budget
Före vårmöte behandla föreningens årsberättelse och bokslut
Till vårmöte inlämna årsberättelse och bokslut
Till höstmöte inlämna verksamhetsplan och budget
Anordna kanslidejourering i behövlig mån
Upprätthålla föreningens medlemsregister
Övervaka samtliga evenemang som genomförs i föreningens namn
Koordinera kontinuerlig utvärdering av föreningens verksamhet och följa upp utvecklingsförslag
Inom styrelsen utse en styrelsemedlem som fungerar som
trakasseriombud

6 §
Över styrelsemöten förs protokoll, vilka undertecknas inom rimlig tid av mötets ordförande, sekreterare samt två valda protokolljusterare.

7 § Styrelseordförande
Styrelseordförande åligger att:

› Sammankalla och leda styrelsemöten samt sammankalla föreningsmöten
› Övervaka att styrelse, kommittéer, utskott och funktionärer fullgör sina åligganden
› Övervaka att beslut verkställs
› Ansvara över kontakten till samarbetspartners
› Tillsammans med kurator vägleda följande styrelseordförande, och vid behov styrelsen, i styrelsearbetet
› Efter inval på oktober föreningsmöte leda rekryteringen av övriga styrelsemedlemmar, samt
› För höstmötet presentera inkomna ansökningar till styrelseposterna
Styrelseordförande har rätt att närvara vid föreningens samtliga möten och sammanträden och därvid yttra sig. Styrelseordförande har dock inte rösträtt i de organ som hen inte är invald till.

8 § Vice ordförande
Vice ordförande åligger att:

› Bistå ordförande samt handha ordförandes uppgifter i dennes frånvaro.
› Ansvara över kontakten till ämnesföreningarna vid fakulteten och vid behov hålla möten med dem.

9 § Sekreterare
Sekreteraren åligger att:

› Protokollföra styrelsemöten
› Sammanställa beslutslistor från föreningsmöten
› Sammanställa årsberättelsen tillsammans med ordförande
› Fungera som ordförande för arkivutskottet
› För januarimötet presentera inkomna ansökningar för medlemskap i arkivutskottet för mötets godkännande

10 § Skattmästare
Skattmästare åligger att:

› Inom styrelsen speciellt ägna sig kontinuerligt åt ekonomiska frågor
› Handha föreningens räkenskaper och avsluta dem per 31.12
› Sammanställa budget till föreningens höstmöte
› Sammanställa bokslut till föreningens vårmöte
› Övervaka den ekonomiska skötseln av eventuella projekt
› Ge råd om budgetering för evenemang
› Godkänna utbetalningar i enlighet med ekonomireglementet
› Till styrelsemöte en gång per kvartal avge ekonomisk uppföljningsrapport
› Ansöka om medel för föreningens verksamhet
› Fungera som ordförande för ekonomiutskottet
› För decembermötet presentera inkomna ansökningar för medlemskap i ekonomiutskottet för mötets godkännande

11 § Klubbhövding
Klubbhövding åligger att:

› Fungera som ordförande för förvaltingsrådet och ansvara över dess verksamhet
› Vid behov förmedla och verkställa styrelsens direktiv om förvaltandet av föreningens lokaliteter
› Ansvara för kontakten till Åbo Akademi angående föreningens lokaliteter
› För decembermötet presentera inkomna ansökningar för medlemskap i förvaltningsrådet för mötets godkännande

12 § Evenemangsminister
Värd/värdinna åligger att:

› Fungera som ordförande för evenemangsutskottet och ansvara över dess verksamhet
› Vid behov förmedla och verkställa styrelsens direktiv om evenemangsverksamhet
› För decembermötet presentera inkomna ansökningar om medlemskap i evenemangsutskottet för mötets godkännande
› Göra upp budget för evenemang tillsammans med skattmästaren

13 § Pr-chef
Pr-chef åligger att:

› Öka medlemmarnas kännedom om föreningens aktiviteter genom att handha föreningens informationsbehov både internt och externt
› Fungera som ordförande för pr-utskottet
› För januarimötet presentera inkomna ansökningar om medlemskap i pr- utskottet för mötets godkännande

14 § Kulturminister
Kulturminister åligger att:

› Etablera och upprätthålla kontakter till kulturbranschen och arbetslivet
› Arrangera kulturrelaterade program, exkursioner och seminarier för medlemmar
› Fungera som ordförande för kulturutskottet
› För januarimötet presentera inkomna ansökningar om medlemskap i kulturutskottet för mötets godkännande

15 § Intressebevakningsminister
Intressebevakningsminister åligger att:

› Arrangera debatter, seminarier och dylika evenemang för medlemmar
› Fungera som intressebevakningsutskottets ordförande
› Ansvara för föreningens intressebevakning gentemot Åbo Akademi i för föreningen eller dess medlemmar angelägna frågor om studiemiljö, studier och dylika frågor

16 § Kontaktperson
Kontaktperson åligger att:

› Fungera som kontaktperson ifall någon blivit utsatt för osakligt
beteende och jargonger, mobbning, diskriminering, sexuella
trakasserier eller våld vid föreningens evenemang eller övriga
verksamhet
› Fungera som kontaktperson till Åbo Akademis Studentkår i ärenden
som relaterar till rollen

Kapitel 4: Kurator
16 §
Kurator väljs vartannat år på föreningens höstmöte för två kalenderår.
Kurator åligger att:

› Utöva överinseende i föreningens verksamhet
› Övervaka och råda styrelsen i dess arbete
› Fungera som disciplinutskottets ordförande
› Fungera som förtjänstteckenskommitténs ordförande
› I samråd med styrelseordförande representera föreningen utåt
› Tillsammans med styrelseordförande vägleda följande styrelseordförande, och vid behov styrelsen, i styrelsearbetet

Kurator har rätt att närvara vid föreningens samtliga möten och sammanträden och därvid yttra sig. Kurator har dock inte rösträtt i de organ som hen inte är invald till.

Kapitel 5: Utskott och kommittéer
17 §
Allmänna stadganden om utskott och kommittéer
I föreningen verkar ett antal permanenta utskott och kommittéer, samt extra kommittéer och utskott vid behov. Samtliga kommittéer och utskott väljs för en mandatperiod på ett kalenderår, dock kan extra kommittéer och utskott vid behov speci ceras för ett längre eller kortare mandat.
Utskott och kommittéer bör följa upp och utvärdera sin verksamhet, åtminstone till slutet av verksamhetsåret.
För de utskott och kommittéer för vilka reglementen upprättats, gäller att ändringar ska godkännas av endera styrelsen eller föreningsmötet. Detta ska speciceras i reglementena.

18 § Ekonomiutskott
Inom föreningen verkar, då intresse nns, ett ekonomiutskott som ansvarar över föreningens ekonomiska angelägenheter. Styrelsens skattmästare fungerar som ordförande för utskottet. Därtill består utskottet av upp till tre medlemmar valda på decembermötet.
Ekonomiutskottet åligger att:

› Under ledning av skattmästaren handha föreningens totalekonomi
› Planera föreningens ekonomiska utveckling, investeringar och införska ningar
› Stödja skattmästaren i hens ordinarie uppgifter
› Stödja föreningens utskott i olika ekonomiska frågor

Ekonomiutskottets åligganden detaljeras ytterligare i ekonomireglementet.

19 § Arkivutskott
Inom föreningen verkar, då intresse nns, ett arkivutskott som ansvarar över föreningens arkiv. Styrelsens sekreterare fungerar då som ordförande för utskottet. Därtill väljs på föreningens januarimöte upp till tre medlemmar.
Arkivutskottet åligger att:

› Stödja styrelsens sekreterare i de uppgifter som berör arkivering
› Handha digitaliseringen av föreningens arkiv
› Överlag se över föreningens arkivbehov samt utveckla dessa
› Bedriva viss historierelaterad verksamhet

20 § Pr-utskott
Inom föreningen verkar, då intressenns, ett pr-utskott som ansvarar över föreningens informationsbehov. Styrelsens pr-chef fungerar då som utskottets ordförande. Därtill väljs på föreningens januarimöte upp till tre medlemmar.
Pr-utskottet åligger att:

› Stödja styrelsens pr-chef i hens ordinarie uppgifter
› Utveckla föreningens kommunikation för att öka engagemanget bland medlemmarna
› Stödja styrelsen i rekrytering av nya medlemmar

21 § Förvaltningsråd
Inom föreningen verkar ett förvaltningsråd som ansvarar över föreningens lokaliteter i enlighet med styrelsens direktiv. Styrelsens klubbhövding fungerar som rådets ordförande och utser rådets medlemmar till olika ansvarsposter enligt behov och rådande reglemente. På föreningens decembermöte väljs upp till tjugo medlemmar. Förvaltningsrådet väljs för ett kalenderår. Varje rådsmedlem är skyldig att uppfylla sin arbetsplikt för att få fungera inom förvaltningsrådet. Om detta avgör klubbhövding.
Förvaltningsrådets struktur följer förvaltningsrådets reglemente. Ändringar i reglementet ska godkännas av styrelsen.
Förvaltningsrådet åligger att:

› Ansvara för upprätthållandet av föreningens lokaliteter
› Övervaka användningen av föreningens lokaliteter
› Sköta praktiska angelägenheter i samband med verksamhet i föreningens lokaliteter

22 § Evenemangsutskott
Inom föreningen verkar ett evenemangsutskott som ansvarar över arrangerandet av föreningens olika studentikosa evenemang. Styrelsens värd/värdinna fungerar som utskottets ordförande. På föreningens decembermöte väljs upp till tio medlemmar.
Evenemangsutskottet åligger att:

› Inom sig utse sångledare för verksamhetsåret
› Planera och arrangera kontinuerlig evenemangsverksamhet inom föreningen
› Enligt styrelsens direktiv arrangera större evenemang såsom mer omfattande akademiska middagar och andra större evenemang

23 § Kulturutskott
Inom föreningen verkar, då intressenns, ett kulturutskott som ansvarar över arrangerandet av kulturevenemang, exkursioner och annan kulturell verksamhet. Styrelsens kulturminister, då det finns en sådan, fungerar då som utskottets ordförande. Därtill väljs på föreningens januarimöte upp till tre medlemmar. Har ingen kulturminister för inkommande verksamhetsår valts, väljs inte heller ett kulturutskott.
Utskottet åligger att:

› Stödja styrelsens kulturminister i hens ordinarie uppgifter

24 § Intressebevakningsutskott
Inom föreningen verkar ett intressebevakningsutskott för att bevaka föreningens och dess medlemmars intressen i relevanta ärenden inom Åbo Akademi. Styrelsens intressebevakningsminister, då det nns en sådan, fungerar som utskottets ordförande. Har ingen intressebevakningsminister valts, väljer utskottet en ordförande inom sig för verksamhetsåret.
Till utskottet kan endast ordinarie medlemmar väljas som innehar förtroendeuppdrag som studentrepresentant i något av Åbo Akademis organ, eller innehar förtroendeuppdrag inom Åbo Akademis Studentkår, exempelvis som styrelsemedlem eller medlem av en fullmäktigegruppering. Utskottets ordförande godkänner medlemmar till utskottet. Varje person
är medlem i utskottet så länge hen uppfyller något av kriterierna för att kunna bli invald. Styrelsen kan dock utesluta en medlem från utskottet på motiverad framställan av utskottets ordförande, eller, då det gäller utskottets ordförande och denne inte är intressebevakningsminister, på styrelseordförandes framställan.
Intressebevakningsutskottet åligger att:

› Samordna föreningens ståndpunkter i intressebevakningsfrågor enligt styrelsens direktiv
› Synliggöra relevanta intressebevakningsärenden i samarbete med pr- utskottet
› Förbättra informationsspridningen om för studerande relevant verksamhet i förvaltningsorganen i samarbete med pr-utskottet

25 § Disciplinutskott
Disciplinutskottet består av kurator, som fungerar som utskottets ordförande, av sittande och föregående ordförande, klubbhövding och trakasseriombud. Om utskottets verksamhet stadgas i dess reglemente.

26 § Förtjänstteckenkommitté
Förtjänstteckenkommittén väljs på decembermötet och består av kurator för inkommande verksamhetsår, som fungerar som kommitténs ordförande, styrelseordförande för inkommande verksamhetsår, som fungerar som kommitténs sekreterare, samt tre längre hunna ordinarie medlemmar.
Kommittén åligger att:

› Till föreningens årsfest utse mottagare av föreningens utmärkelser i enlighet med hedersutmärkelsereglementet, samt formulera motiveringar.

Kapitel 6: Årsfest

27 § Årsfest
Föreningens årsfest ordnas i enlighet med stadgarna för att ra föreningen. Årsfesten omfattar traditionsenligt solenn akt, bankett, nachspiel samt sillfrukost. Festligheterna kan ha ett tema, men får också vara en traditionell årsfest, t.ex. under 5- eller 10-årsjubileum.

28 § Årsfestmarskalk
På föreningens decembermöte väljs en årsfestmarskalk som ansvarar över årsfesten.
Årsfestmarskalken åligger att:

› Leda och koordinera planeringen och arrangerandet av årsfesten tillsammans med årsfestkommittén
› Fungera som ordförande för årsfestkommittén
› Samla medlemmar till årsfestkommittén och framställa dessa till styrelsen för godkännande
› Utgående från föreningens budgetramar i samarbete med styrelsens skattmästare göra upp en årsfestbudget för styrelsens godkännande
› Redovisa årsfestens resultat för styrelsen
› Utbilda följande årsfestmarskalk då denne valts

29 § Årsfestkommitté
Inom föreningen verkar en årsfestkommitté, som ansvarar över planerandet och arrangerandet av föreningens årsfest. Föreningens årsfestmarskalk fungerar som kommitténs ordförande. Därtill består kommittén av upp till 9 medlemmar som väljs av styrelsen på framställan av årsfestmarskalken.
Årsfestkommittén åligger att:

› Planera och arrangera föreningens årsfest
› Utarbeta årsfestens program med därtillhörande årsfestvecka
› I samarbete med övriga delar av föreningen arrangera årsfestveckans program

Kapitel 7: Övriga bestämmelser
30 § Ändringar
Beslut om ändring av arbetsordning fattas av föreningsmötet, med två tredjedelars majoritet av de närvarande röstberättigade medlemmarna.

31 § Ikraftträdande
Denna arbetsordning träder i kraft omedelbart efter att den godkänts enligt 30 §.